Datenschutzerklärung

1. Allgemeines

Die Anandis GmbH (nachfolgend «wir», «uns» oder «Anandis») betreibt die Website helvetix.ai sowie den damit verbundenen KI-Telefonassistenten-Dienst (nachfolgend «Dienst»). Der Schutz Ihrer Personendaten ist uns ein wichtiges Anliegen. Wir verarbeiten Ihre Personendaten im Einklang mit dem Schweizer Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG, nDSG) sowie, soweit anwendbar, der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

Diese Datenschutzerklärung informiert Sie über Art, Umfang und Zweck der Erhebung und Verwendung personenbezogener Daten durch uns.

2. Verantwortliche Stelle

Anandis GmbH
Gaissbergstrasse 47a
8280 Kreuzlingen
Schweiz

E-Mail: hello@helvetix.ai
Telefon: +41 78 442 88 88

3. Erhobene Daten

Wir erheben und verarbeiten folgende Kategorien von Personendaten:

• Nutzungsdaten der Website: IP-Adresse (anonymisiert), Browsertyp, Betriebssystem, Referrer-URL, besuchte Seiten, Zeitpunkt des Zugriffs.
• Kontaktdaten: Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und weitere Angaben, die Sie uns über Kontaktformulare oder per E-Mail mitteilen.
• Kundendaten: Firmenname, Rechnungsadresse, Zahlungsinformationen und Vertragsdaten im Rahmen der Dienstnutzung.
• Telefonie-Daten: Telefonnummern der Anrufer, Gesprächsdauer, Gesprächsinhalte (Transkripte und Audioaufnahmen), die im Rahmen des KI-Telefonassistenten-Dienstes verarbeitet werden.

4. Zweck der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten Ihre Personendaten zu folgenden Zwecken:

• Bereitstellung, Betrieb und Verbesserung unserer Website und unseres Dienstes
• Vertragserfüllung und Erbringung des KI-Telefonassistenten-Dienstes
• Beantwortung von Anfragen und Kundensupport
• Rechnungsstellung und Zahlungsabwicklung
• Einhaltung gesetzlicher Pflichten (insbesondere Buchhaltung und Steuerrecht)
• Sicherstellung der IT-Sicherheit und des Betriebs
• Anonymisierte statistische Auswertungen zur Verbesserung unseres Angebots

5. Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt gestützt auf folgende Rechtsgrundlagen gemäss nDSG (Art. 6 und Art. 31 DSG):

• Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 6 nDSG)
• Die Erfüllung eines Vertrages oder vorvertragliche Massnahmen (Art. 31 Abs. 2 lit. a nDSG)
• Überwiegendes privates oder öffentliches Interesse (Art. 31 Abs. 1 nDSG)
• Einhaltung gesetzlicher Verpflichtungen

6. Hosting und Datenstandort

Unsere Website und unser Dienst werden auf Servern in der Schweiz und im Europäischen Wirtschaftsraum (EWR) gehostet. Wir setzen auf Anbieter, die ein angemessenes Datenschutzniveau gewährleisten. Soweit eine Übermittlung in Drittstaaten erfolgt, stellen wir sicher, dass ein angemessenes Schutzniveau besteht (z. B. durch Standardvertragsklauseln oder einen Angemessenheitsbeschluss gemäss Art. 16 nDSG).

7. Weitergabe an Dritte

Wir geben Personendaten nur weiter, wenn dies zur Vertragserfüllung erforderlich ist, Sie eingewilligt haben oder wir gesetzlich dazu verpflichtet sind. Folgende Kategorien von Empfängern können Daten erhalten:

• Hosting- und Cloud-Dienstleister (Rechenzentren in der Schweiz und im EWR)
• Zahlungsdienstleister für die Abwicklung von Zahlungen
• Telefonie-Infrastrukturanbieter für den Betrieb des KI-Telefonassistenten
• KI-Modell-Anbieter für die Sprachverarbeitung (mit Auftragsverarbeitungsvertrag)
• Behörden, sofern wir gesetzlich dazu verpflichtet sind

Mit allen Auftragsverarbeitern haben wir Verträge abgeschlossen, die den Anforderungen von Art. 9 nDSG entsprechen.

8. Cookies und Tracking

Unsere Website verwendet technisch notwendige Cookies, die für den Betrieb der Website erforderlich sind. Diese Cookies speichern keine personenbezogenen Daten und werden nach Beendigung der Browsersitzung gelöscht.

Für die Analyse der Websitenutzung können wir datenschutzfreundliche Analysetools einsetzen, die keine personenbezogenen Daten an Drittstaaten übermitteln und keine Cookies setzen oder nur solche, die dem Schweizer Fernmeldegesetz (FMG) entsprechen.

9. Aufbewahrungsdauer

Wir speichern Personendaten nur so lange, wie es für die Erfüllung des jeweiligen Zwecks erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Insbesondere:

• Vertragsdaten: Für die Dauer des Vertragsverhältnisses und die anschliessende gesetzliche Aufbewahrungsfrist (in der Regel 10 Jahre gemäss Art. 958f OR).
• Telefonie-Daten (Transkripte, Aufnahmen): Gemäss den mit dem Kunden vereinbarten Aufbewahrungsfristen, maximal 12 Monate nach Vertragsende, sofern keine gesetzliche Pflicht zur längeren Aufbewahrung besteht.
• Webserver-Logs: Maximal 90 Tage.

10. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Massnahmen zum Schutz Ihrer Daten gemäss Art. 8 nDSG, insbesondere gegen Verlust, Missbrauch und unbefugten Zugriff. Dazu gehören die Verschlüsselung der Datenübertragung (TLS), Zugriffsbeschränkungen, regelmässige Sicherheitsupdates und die Schulung unserer Mitarbeitenden.

11. Ihre Rechte

Gemäss dem Schweizer Datenschutzgesetz stehen Ihnen insbesondere folgende Rechte zu:

• Auskunftsrecht (Art. 25 nDSG): Sie haben das Recht, Auskunft über die von uns verarbeiteten Personendaten zu verlangen.
• Recht auf Datenherausgabe und -übertragung (Art. 28 nDSG): Sie können die Herausgabe Ihrer Daten in einem gängigen elektronischen Format verlangen.
• Berichtigungsrecht (Art. 32 Abs. 1 nDSG): Sie können die Berichtigung unrichtiger Daten verlangen.
• Löschungsrecht: Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht.
• Widerspruchsrecht: Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten jederzeit widersprechen.

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an: hello@helvetix.ai

12. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, eine Beschwerde beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) einzureichen, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer Personendaten gegen das Datenschutzgesetz verstösst:

Eidgenössischer Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragter (EDÖB)
Feldeggweg 1
3003 Bern
Schweiz
www.edoeb.admin.ch

13. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit anzupassen, um sie an geänderte Rechtslage oder bei Änderungen unseres Dienstes anzupassen. Die aktuelle Fassung ist jeweils auf unserer Website veröffentlicht. Wir empfehlen Ihnen, diese Datenschutzerklärung regelmässig zu konsultieren.